Główny Księgowy
| Zespół Finansowo-Księgowy |

Zespół Obsługi wniosków
| Sekcja Wydawania Uprawnień |

Zespół Postępowań Administracyjnych
| Sekcja Weryfikacji Uprawnień |

Zespół ogólny
| Sekcja Administracyjno-Gospodarcza |

Zespół Kontroli Wewnętrznej i Spraw Prawnych

Stanowisko ds. Kadr

Stanowisko ds. Archiwum

---

Główny Księgowy

Do zadań Zespołu Finansowo-Księgowego należy w szczególności:

1. prowadzenie gospodarki finansowej BOTM oraz przestrzeganie dyscypliny finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami;
2. opracowywanie projektów planów finansowych BOTM oraz sporządzanie sprawozdań z ich wykonania;
3. dokonywanie operacji bankowych i kasowych;
4. prowadzenie księgowości BOTM;
5. sporządzanie bilansu BOTM;
6. terminowe opracowywanie sprawozdawczości finansowej;
7. gromadzenie dokumentacji dotyczącej należnych opłat;
8. prowadzenie spraw dot. zaległych płatności, w tym windykacji należności dla BOTM;
9. prowadzenie gospodarki pieniężnej;
10. prowadzenie rozliczeń z ZUS i Urzędem Skarbowym;
11. sporządzanie list płac i prowadzenie kartotek płacowych oraz zasiłkowych pracowników BOTM;
12. dokonywanie rozliczeń z tytułu wynagrodzeń i umów zleceń;
13. prowadzenie analizy wykorzystania środków na wynagrodzenia;
14. rozliczanie dystrybutorów kart opłaty drogowej.

Zespół Obsługi Wniosków

Do zadań Zespołu Obsługi Wniosków należy w szczególności:

1. przyjmowanie wniosków od klientów indywidualnych i grupowych na wydanie: licencji na wykonywanie międzynarodowego przewozu osób i rzeczy, zezwoleń na transport międzynarodowy rzeczy i osób, kart opłaty za przejazd po drogach krajowych, formularzy jazdy, certyfikaty "S", świadectwa kierowcy oraz zaświadczenia na międzynarodowy przewóz drogowy na potrzeby własne;
2. przygotowywanie i wydawanie przedsiębiorcom, zgodnie z wnioskami, dokumentów o których mowa w pkt 1, wraz z wydawaniem potwierdzeń uiszczenia należnych opłat;
3. zwracanie do magazynu zezwoleń, kart opłaty oraz formularzy jazd niewykorzystanych i wybrakowanych;
4. przygotowywanie sprawozdań odnośnie liczby wydanych dokumentów, o których mowa w pkt 1;
5. prowadzenie miesięcznych ewidencji anulowanych rachunków;
6. prowadzenie rejestru wydanych druków ścisłego zarachowania;
7. dbałość o należyte przechowywanie oraz zabezpieczenie powierzonego mienia;
8. przeprowadzanie okresowej inwentaryzacji magazynu podręcznego w zakresie powierzonych druków ścisłego zarachowania;
9. ścisła współpraca w zakresie merytorycznym z pozostałymi komórkami BOTM;

Do zadań Sekcji Wydawania Uprawnień należy w szczególności:

1. obsługa związana z wydawaniem poszczególnych dokumentów;
2. obsługa polskich organizacji o zasięgu ogólnokrajowym zrzeszających międzynarodowych przewoźników drogowych w zakresie dokumentów określonych w § 10 ust.1 pkt 1 ;
3. wpisywanie i ewidencja upoważnień stałych i jednorazowych;
4. sprawdzanie prawidłowości dowodów wpłat za zamówione dokumenty wymienione w § 10 ust.1 pkt 1;
5. sprawdzanie prawidłowości wydrukowanych dokumentów, o których mowa w §10 ust.1 pkt 1.

Zespół Postępowań Administracyjnych

Do zadań Zespołu Postępowań Administracyjnych należy w szczególności:

1. rozpatrywanie wniosków złożonych do BOTM zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności k.p.a. i ustawą o transporcie drogowym;
2. prowadzenie korespondencji z przedsiębiorcami transportowymi i innymi zainteresowanymi;
3. udzielanie informacji telefonicznej oraz poprzez pocztę elektroniczną na tematy związane z etapemi realizacji wniosku i jego ewentualnych braków;
4. umieszczanie niezbędnych informacji dotyczących realizacji wniosku na stronę internatową BOTM oraz gablocie BOTM;
5. obsługa wniosków i korespondencji zagranicznej;
6. drukowanie uprawnień i weryfikacja drukowanej dokumentacji;
7. sporządzanie list przesyłowych dla dokumentacji wychodzącej z druku;
8. dbałość o należyte przechowywanie oraz zabezpieczenie powierzonego mienia.

Do zadań Sekcji Weryfikacji Uprawnień należy w szczególności:

1. prowadzenie weryfikacji w zakresie warunków stanowiących podstawę wydania licencji i zezwoleń na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego oraz zaświadczeń na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego na potrzeby własne;
2. prowadzenie korespondencji z przedsiębiorcami transportowymi i innymi zainteresowanymi;
3. udzielanie niezbędnych informacji w zakresie weryfikacji uprawnień.

Zespół Ogólny

Do zadań Zespołu Ogólnego należy w szczególności:

1. udział w postępowaniach o udzielanie zamówień publicznych;
2. dbałość o estetykę i czystość pomieszczeń użytkowanych przez BOTM;
3. zabezpieczenie pomieszczeń i wyposażenia użytkowanego przez BOTM;
4. prowadzenie spraw ubezpieczeń składników majątkowych BOTM;
5. zaopatrywanie w wydawnictwa i inne materiały niezbędne do wykonywania działalności przez BOTM;
6. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem i rozdziałem pieczęci, stempli;
7. współpraca z urzędami, instytucjami i przedsiębiorstwami w zakresie organizacji wykonywania działalności przez BOTM;
8. realizacja zaopatrzenia w zakresie materiałów biurowych, składników majątkowych, środków higieny osobistej, bhp i ppoż. zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych;
9. monitorowanie przebiegu realizacji zawartych umów;
10. bieżąca obsługa systemu komputerowego BOTM w zakresie nie objętym umową z firmą zewnętrzną;
11. szkolenie i instruktaż pracowników BOTM w zakresie bhp i ppoż.
12. obsługa sekretarska Dyrektora i Zastępcy Dyrektora;
13. odbiór korespondencji kierowanej do BOTM;
14. prowadzenie elektronicznej ewidencji przyjmowanej i przekazywanej korespondencji;
15. zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji i dokumentów, zgodnie z obowiązującą instrukcją obiegu dokumentów;
16. przygotowywanie korespondencji do wysyłki;
17. ewidencja wysyłanej korespondencji;
18. redagowanie i wysyłanie pism informacyjnych;
19. udzielanie odpowiedzi na pytania kierowane pocztą elektroniczną;
20. aktywny udział w redagowaniu strony internetowej BOTM;
21. zapewnienie odpowiedniej ilości oraz aktualizacja materiałów informacyjnych oraz ich aktualizacja;

Do zadań Sekcji Administracyjno - Gospodarczej należy w szczególności:

1. gospodarka lokalami biurowymi, socjalnymi i gospodarczymi (w tym wyposażenie ich w niezbędne środki) w BOTM;
2. gospodarka środkami transportu;
3. prowadzenie ewidencji składników majątkowych;
4. przyjmowanie i wydawanie materiałów (dokumenty/blankiety, do wydawania których upoważniony jest BOTM, wyposażenia i środków trwałych) z magazynu głównego;
5. zabezpieczenie magazynu i przechowywanych materiałów przed zniszczeniem, kradzieżą, pożarem, itp.;
6. prowadzenie prawidłowej dokumentacji obrotu materiałowego, w szczególności ewidencji materiałów;
7. przygotowywanie magazynu do inwentaryzacji, obecność podczas dokonywania spisu z natury zapasów znajdujących się w magazynie, wyjaśnianie różnic inwentaryzacyjnych.

Zespół Kontroli Wewnętrznej i Spraw Publicznych

Do zadań Zespołu Kontroli Wewnętrznej i Spraw Prawnych należy w szczególności:

1. opracowywanie rocznych planów kontroli całokształtu działalności BOTM i przedkładanie ich do zatwierdzenia Dyrektorowi BOTM;
2. dokonywanie kontroli, wynikającej z planów, poleceń i wytycznych przełożonego, jak również z zewnętrznych sygnałów dotyczących pracy BOTM, pochodzących z innych instytucji, mediów, itp.;
3. przedkładanie Dyrektorowi BOTM protokołów i wniosków z przeprowadzonych kontroli oraz opracowywanie zaleceń pokontrolnych;
4. obsługiwanie kontroli zewnętrznych, analizowanie ich zaleceń pokontrolnych, kontrolowanie usuwania zatwierdzonych uchybień, przygotowywanie materiałów do wyjaśnień pokontrolnych i ich współredagowanie;
5. kontrola prawidłowości dystrybucji zezwoleń zagranicznych na międzynarodowy transport drogowy i kart opłaty drogowej;
6. prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawach skarg wpływających do BOTM;
7. nadzorowanie zasad ochrony przetwarzania danych osobowych stosownie do art. 36 ust. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.);
8. zapewnianie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;
9. badanie pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, w zakresie porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym;
10. przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
11. współpraca z Policją, właściwymi jednostkami Prokuratury, Strażą Graniczną, służbami celnymi i Organami Kontroli Skarbowej w zakresie przedmiotu działalności BOTM;
12. składanie środków odwoławczych;
13. opiniowanie i opracowywanie umów i innych aktów prawnych w zakresie działalności BOTM;
14. kontrola prawidłowości projektów decyzji administracyjnych i postanowień przygotowanych przez BOTM, przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych i postanowień oraz projektów odpowiedzi na skargę do WSA;
15. prowadzenie rejestrów dotyczących zgłoszeń naruszeń wykonywania międzynarodowego transportu drogowego i podejmowanie w związku z tym czynności w imieniu BOTM;
16. kontrola i nadzór nad całością prac związanych z windykacją należności;
17. współpraca z radcami prawnymi pracującymi dla BOTM.

Stanowisko ds. Kadr

Do zadań na samodzielnym Stanowisku ds. Kadr należy w szczególności:

1. realizacja polityki personalnej;
2. prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
3. przygotowywanie sprawozdań o stanie i zmianach zatrudnienia;
4. sporządzanie planów urlopów i ich ewidencja;
5. prowadzenie dokumentacji związanej z badaniami lekarskimi;
6. wnioskowanie na podstawie posiadanej dokumentacji o wypłatę przysługujących nagród jubileuszowych oraz innych świadczeń wynikających z obowiązujących przepisów;
7. prowadzenie spraw socjalnych i mieszkaniowych;
8. sporządzanie list płac;
9. analiza wykorzystania środków na wynagrodzenia w stosunku do Planu Finansowego;

Stanowisko ds. Archiwum

Do zadań na samodzielnym Stanowisku ds. Archiwum należy w szczególności:

1. przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych Zespołów organizacyjnych BOTM;
2. opracowywanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie zgodnie z obowiązującą instrukcją obiegu dokumentów;
3. udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
4. nadzór nad prawidłowością przechowywania i zabezpieczenia powierzonej dokumentacji;
5. obsługa kancelaryjno - archiwalna Dyrektora i Zastępcy Dyrektora;
6. zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji i dokumentów, zgodnie z obowiązującą instrukcją obiegu dokumentów;
7. udzielanie podstawowych i typowych informacji związanych z działalnością BOTM i tematyką dotyczącą międzynarodowego transportu drogowego;